هو ملف رسمي منفصل الأوراق أو كتاب دفتر الأستاذ لكل نوع من الأحداث الحيويّة حيث تكون الأحداث والتغيّرات الحيويّة في الحالة المدنيّة التي تحدث للسكان في منطقة محدّدة جيدًا (مثل بلد، مقاطعة، بلديّة، أبرشيّة وغيرها) مسجّلة قانونيًا، باتباع الإجراءات المعمول بها.